הרשאות משתמשים במערכת CRM - מדריך מקיף לבעלי עסקים

מה זה הרשאות משתמשים במערכת CRM?

הרשאות משתמשים זה בעצם מי יכול לעשות מה במערכת שלכם. זה כמו מפתחות בבית - לא כל אחד צריך מפתח לכל חדר. במערכת CRM, זה אומר שהמנהל יכול לראות הכל, איש המכירות רואה רק את הלקוחות שלו, והמזכירה יכולה לעדכן פרטי קשר אבל לא למחוק עסקאות.

לפני כחודשיים עבדנו עם חברת שיווק דיגיטלי שגילתה שכל העובדים שלה יכולים לראות את השכר של כולם במערכת - פשוט כי לא הגדירו הרשאות נכון מההתחלה. תוך שבוע סידרנו את הבעיה, אבל זה הראה כמה חשוב לטפל בזה מהיום הראשון.

הרמות העיקריות של הרשאות:

• מנהל מערכת - גישה מלאה לכל המידע והתכונות
• מנהל מכירות - רואה את כל העסקאות והדוחות של הצוות
• איש מכירות - גישה לקשרים שלו ולעסקאות שהוא מנהל
• תמיכת לקוחות - יכול לראות פניות ולעדכן פרטי קשר
• משתמש קריאה בלבד - רואה מידע אבל לא יכול לערוך

המפתח זה להתאים את ההרשאות לתפקיד האמיתי של כל עובד בעסק. לא צריך לתת יותר גישה ממה שצריך, אבל גם לא לחסום דברים שהעובד צריך כדי לעבוד יעיל.

איך להגדיר הרשאות נכון לפי גודל העסק?

הגדרת הרשאות תלויה מאוד בגודל הצוות שלכם ובמבנה העסק. עסק קטן עם 3 עובדים צריך משהו פשוט, אבל חברה עם 50 עובדים צריכה מבנה מורכב יותר.

עסק קטן (2-10 עובדים):

בעסקים קטנים, בדרך כלל יש מנהל אחד שרואה הכל, ו-2-3 עובדים שכל אחד מנהל את הקשרים שלו. הנה המבנה הפשוט שאנחנו ממליצים:

עסק בינוני (10-50 עובדים):

כאן צריך יותר רמות ובקרה. יש מנהלי מחלקות שצריכים לראות את הביצועים של הצוות, אבל לא בהכרח של מחלקות אחרות.

• מנהל כללי - גישה מלאה לכל המערכת
• מנהל מכירות - רואה את כל צוות המכירות והדוחות שלהם
• מנהל תמיכה - גישה לפניות לקוחות ומידע שירות
• איש מכירות בכיר - רואה גם עסקאות של עמיתים (למטרות שיתוף)
• איש מכירות רגיל - רק הקשרים והעסקאות שלו
• נציג תמיכה - פניות ומידע בסיסי על לקוחות

החודש עבדנו עם חברת הייטק בת 30 עובדים שגילתה שנציגי התמיכה שלה יכולים לראות מחירי עסקאות - מידע שלא היה צריך להיות זמין להם. תיקנו את זה תוך יום אחד.

שגיאות נפוצות בהגדרת הרשאות

אחרי 15 שנה של הטמעות, אני רואה את אותן טעויות שוב ושוב. הנה הטעויות הכי נפוצות ואיך להימנע מהן:

טעות מספר 1: נותנים לכולם גישת מנהל

זה הדבר הכי נפוץ שאני רואה. בעל העסק חושב "בואו נתחיל פשוט, כולם יהיו מנהלים". הבעיה זה שאז כולם יכולים למחוק מידע, לשנות הגדרות, ולראות דברים שלא צריכים לראות.

הפתרון: תתחילו עם הרשאות מינימליות ותוסיפו לפי הצורך. הרבה יותר קל להוסיף הרשאות מאשר לקחת.

טעות מספר 2: לא מגדירים הרשאות לשדות רגישים

לפני כמה שבועות הגיע אלינו לקוח שגילה שכל הצוות שלו יכול לראות את שדה "עמלת מכירות" - דבר שיצר מתחים בצוות. השדות הרגישים הכי נפוצים:

• מחירי עלות ורווחיות
• עמלות מכירות
• הערות פנימיות על לקוחות
• פרטים אישיים רגישים
• היסטוריית שכר ובונוסים

טעות מספר 3: לא עושים גיבוי לפני שינויי הרשאות

שינוי הרשאות יכול להשפיע על הרבה דברים במערכת. תמיד עושים גיבוי ובודקים על משתמש בודק לפני שמשנים הרשאות לכל הצוות.

טעות מספר 4: לא מעדכנים הרשאות כשעובדים משנים תפקיד

עובד עבר ממכירות לתמיכה? עדכנו את ההרשאות שלו. מישהו קיבל קידום למנהל? תנו לו גישה מתאימה. זה נשמע מובן מאליו, אבל הרבה עסקים שוכחים את זה.

טיפים מתקדמים לאבטחת מידע במערכת CRM

מעבר להרשאות בסיסיות, יש כמה דברים שכל עסק צריך לדעת כדי לשמור על המידע מוגן:

שימוש באימות דו-שלבי

זה אולי נשמע מורכב, אבל זה פשוט מאוד. במקום רק סיסמה, המערכת שולחת קוד למייל או לטלפון של העובד. זה מוסיף רמת אבטחה משמעותית.

בתחילת השנה עבדנו עם משרד עורכי דין שחווה ניסיון פריצה למערכת. בזכות האימות הדו-שלבי, הפורץ לא הצליח להיכנס למרות שהיה לו את הסיסמה של אחד העובדים.

מעקב אחר פעילות משתמשים

כל מערכת CRM מקצועית מתעדת מי עשה מה ומתי. זה לא בשביל לרגל אחרי העובדים, אלא כדי:

• לזהות פעילות חשודה
• לגבות נתונים חשובים אם משהו נמחק בטעות
• להבין איך העובדים משתמשים במערכת
• לעמוד בדרישות רגולציה (אם רלוונטי לעסק שלכם)

הגדרת התראות אבטחה

אפשר להגדיר התראות שישלחו לכם מייל אם:

• מישהו מנסה להיכנס מחוץ לשעות העבודה
• יש ניסיון כניסה כושל חוזר
• מישהו מוריד כמות גדולה של נתונים
• משתמש מנסה לגשת למידע שאין לו הרשאה אליו

לפני כמה חודשים לקוח שלנו קיבל התראה על כניסה במוצאי שבת בלילה. התברר שעובד לשעבר ניסה להיכנס למערכת. בלי ההתראה, הוא לא היה יודע על זה.